communication à distance | 6 conseils pour rester connecté en télétravaillant

Au début de la pandémie, l’idée de travailler à domicile semblait excitante et nouvelle. Vous préféreriez probablement encore manger des cailloux plutôt que de retourner à votre bureau. Mais peut-être pas. Peut-être avez-vous des problèmes de productivité et vous manquez de plaisanteries occasionnelles avec des collègues à la table de réunion.

Selon ce qu’était la normale précédente, ce scénario de travail à domicile peut créer un certain nombre de défis pour vous, tels que le télétravail.

Peut-être avez-vous l’habitude de recevoir des appels et des réunions avec des clients depuis une salle de conférence, entouré du soutien collectif de votre équipe, et vous vous demandez comment invoquer la même confiance de l’intérieur de votre bureau à la maison, tout seul ?

Peut-être que vous êtes dans la vente et que vous vous habituez à l’approche face à face et que vous avez du mal à établir une relation avec un nouveau prospect lorsque vous devez échanger du temps face à FaceTime ?

Parler de rester connecté tout en travaillant à domicile est plus facile à dire qu’à faire, mais voici quelques conseils pour vous aider à vous connecter avec vos employés et vos clients pendant cette période difficile.

Concentrez-vous plus que jamais sur la communication d’équipe à distance

Conseil n°1 : Réitérez que la porte de votre bureau virtuel est toujours ouverte

Cela peut sembler évident, mais il est important que vos employés et collègues sachent qu’ils ne vous « harcèlent » pas. Assurez-vous qu’ils se sentent à l’aise de vous appeler et de demander votre aide.

Si votre emploi du temps rend le temps libre plus difficile, envisagez de planifier des heures d’ouverture chaque semaine où votre équipe peut vous rencontrer sans autres conflits d’horaire.

Conseil n°2 : effectuez des vérifications régulières

Chez TKG, nos équipes de direction ont fait un excellent travail pour tenir les employés et les clients informés chaque semaine. Chaque vendredi, la direction publie un mémo informant les employés de nos performances, des changements intervenus, des nouveaux clients que nous avons acquis, etc. Il s’agit d’une excellente mise à jour du statut des employés et donne à chacun la possibilité de communiquer sur les nouvelles partagées.

Côté client, cela signifie uniquement une communication ouverte. Nous travaillons chaque jour pour nous assurer que nos clients sont entendus et savons que nous faisons tout notre possible pour nous assurer qu’ils en sortent plus forts qu’avant. Concrètement, cela signifie une augmentation des e-mails et des notifications de travail d’équipe qui garantissent que le client est conscient des obstacles, des jalons, des délais et des réalisations.

Conseil n°3 : privilégiez la collaboration

Le travail à domicile comporte son lot de défis et la collaboration en fait partie. Nous devons être ouverts au partage d’idées et à la recherche de technologies permettant de développer des compétences de communication efficaces en équipe. Chez TKG, cela se traduit par Slack et Teamwork.

Le travail d’équipe nous permet de donner aux clients un accès ouvert aux délais, aux jalons, aux listes de tâches, etc. Les clients disposent d’une plateforme unique pour toutes les communications avec notre équipe. Ils peuvent communiquer rapidement et facilement avec les personnes dont ils ont besoin pour fournir des mises à jour de statut ou rebondir de nouvelles idées pour un projet donné. Si le travail d’équipe n’a pas de sens pour ce que vous faites, prenez une minute pour réfléchir à ce dont vos clients ont besoin pour travailler efficacement et à la manière dont vous pouvez vous associer à eux pour les aider à fournir ces ressources.

Du côté des employés, Slack est un excellent outil de communication interne. Nous avons mis en place des chaînes pour les clients individuels et les informations générales et les employés peuvent avoir des conversations en tête-à-tête avec d’autres employés en cas de besoin. Les fonctions de messagerie, de téléphone et de vidéo facilitent la connexion avec les membres de l’équipe et la collaboration sur des projets nouveaux et en cours.

En travaillant avec des équipes distantes, dirigez avec empathie et humanité

Alors que votre instinct professionnel vous dit de rester concentré sur les résultats, n’oubliez pas de prendre le temps de reconnaître l’incertitude. Vos clients sont des humains et vos employés sont des humains (supposez ?)

La vérité est que la vie de vos clients et employés a également été bouleversée par le coronavirus et qu’ils naviguent maintenant dans le même état turbulent avec des frontières personnelles/professionnelles floues et des sentiments d’incertitude concernant leur travail, leur avenir, etc. Tout ce que vous pouvez faire pour réduire cela aide.

Astuce n°4 : hébergez des happy hours virtuels

Relâchez la pression et demandez aux clients de prendre un verre virtuel. Bien qu’il ne s’agisse pas d’une solution permanente, cela vous aidera à rester en contact avec vos clients existants et vous donnera un moment pour discuter de ce qu’ils vivent et de la façon dont vous pouvez les aider.

Vous pouvez même encourager vos employés à passer un happy hour. Demandez à tout le monde de rejoindre l’appel Zoom et de jouer au jeu-questionnaire autour d’une recette de boisson partagée.

Astuce n°5 : démarrez le canal du refroidisseur d’eau

Soyons honnêtes un instant. Slack est un excellent outil de communication interne, mais nous ne connaissons pas un seul utilisateur de Slack qui ne soit pas non plus membre de certains canaux d’entreprise amusants comme « floof », « giggle garage » ou « inspiration roundup ». Cela fait partie de ce qui rend Slack si génial. C’est une escapade professionnelle et personnelle de la journée de travail lorsque vous en avez besoin.

Envisagez de créer un canal non lié au travail auquel les employés peuvent revenir lorsqu’ils ont besoin d’une courte pause. Ce n’est pas parce que nous sommes loin du proverbial « refroidisseur d’eau » que le chat est mort. Donnez-lui un endroit où aller. Donnez à vos employés un endroit pour demander comment se passent les journées des autres, trouver de l’inspiration, vous tenir au courant des nouvelles pertinentes ou des faits amusants, ou simplement poser des questions générales. Gardez votre bavardage en vie. En plus de collaborer sur un excellent travail ensemble, c’est ce qui aide votre équipe à créer des liens.

Astuce n°6 : Profitez des petites valeurs ajoutées

Qui n’aime pas les trucs gratuits ? Un excellent moyen de maintenir l’intérêt et l’engagement des clients envers votre entreprise est de leur offrir de petits cadeaux d’appréciation. Envisagez d’envoyer des ajouts à valeur ajoutée tels que des codes de réduction, des échantillons gratuits ou des cadeaux d’entreprise.

Idem pour le personnel. Ils aiment aussi les trucs gratuits quand le budget le permet.??

Êtes-vous à la recherche de nouvelles façons créatives d’atteindre votre public? Considérez un événement virtuel ou une diffusion en direct. Nous serons heureux de vous aider.