الاتصال عن بعد | 6 نصائح للبقاء على اتصال أثناء العمل من المنزل

في بداية الوباء ، بدت فكرة العمل من المنزل مثيرة وجديدة. ربما لا تزال تفضل أكل الصخور بدلاً من العودة إلى مكتبك. لكن ربما لا. ربما كنت تكافح من أجل الإنتاجية وتفوتك المزاح غير الرسمي مع زملاء العمل على طاولة الاجتماع.

اعتمادًا على ما كان عليه الوضع الطبيعي السابق ، يمكن أن يخلق سيناريو العمل من المنزل هذا عددًا من التحديات لك مثل الاتصال عن بُعد.

ربما كنت معتادًا على تلقي مكالمات واجتماعات مع العملاء من داخل غرفة اجتماعات ، محاطًا بدعم جماعي من فريقك ، وتتساءل كيف تستدعي نفس الثقة من داخل مكتبك في المنزل ، بمفردك؟

ربما تعمل في المبيعات وتعود على النهج الشخصي وجهًا لوجه وتكافح من أجل إقامة علاقة مع عميل متوقع جديد عندما تضطر إلى مقايضة وقت الوجه مقابل FaceTime؟

إن التحدث عن البقاء على اتصال أثناء العمل من المنزل أسهل من فعله ، ولكن إليك بعض النصائح لمساعدتك على التواصل مع موظفيك وعملائك خلال هذا الوقت الصعب.

ركز على اتصالات الفريق عن بعد الآن أكثر من أي وقت مضى

نصيحة رقم 1: كرر التأكيد على أن باب مكتبك الافتراضي مفتوح دائمًا

قد يبدو هذا واضحًا ولكن من المهم أن يعرف موظفوك وزملاؤك أنهم لا “يضايقونك”. تأكد من أنهم يشعرون بالراحة عندما يتصلون بك ويطلبون مساعدتك.

إذا كان جدولك الزمني يجعل الحصول على وقت فراغ أكثر صعوبة ، ففكر في جدولة ساعات العمل المفتوحة كل أسبوع حيث يمكن لفريقك الاجتماع معك دون تعارضات أخرى في المواعيد.

نصيحة رقم 2: قم بإجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة

في TKG ، قامت فرق القيادة لدينا بعمل ممتاز في إبقاء كل من الموظفين والعملاء على اطلاع دائم على أساس أسبوعي. تصدر الإدارة كل يوم جمعة مذكرة تخبر الموظفين عن أدائنا ، وما هي التغييرات التي حدثت ، والعملاء الجدد الذين حصلنا عليهم ، وما إلى ذلك. يعد هذا تحديثًا رائعًا لحالة الموظفين ويمنح الجميع فرصة للتواصل بشأن الأخبار المشتركة.

من جانب العميل ، هذا يعني فقط الاتصال المفتوح. نحن نعمل كل يوم للتأكد من سماع عملائنا ومعرفة أننا نعمل على بذل كل ما في وسعنا للتأكد من خروجهم من هذا أقوى من ذي قبل. بشكل ملموس ، يعني هذا زيادة رسائل البريد الإلكتروني وإشعارات العمل الجماعي التي تضمن أن يكون العميل على دراية بالحواجز ، والمعالم ، والمواعيد النهائية والإنجازات.

النصيحة رقم 3: إعطاء الأولوية للتعاون

العمل من المنزل له مجموعة من التحديات الخاصة به والتعاون هو أحدها. يجب أن نكون منفتحين على مشاركة الأفكار وإيجاد التكنولوجيا التي تسمح ببناء مهارات تواصل جماعي فعالة. في TKG ، يُترجم هذا إلى Slack و Teamwork.

يتيح لنا العمل الجماعي منح العملاء وصولاً مفتوحًا إلى المواعيد النهائية والمعالم وقوائم المهام والمزيد. العملاء لديهم منصة فريدة لجميع الاتصالات مع فريقنا. يمكنهم التواصل بسرعة وسهولة مع الأشخاص الذين يحتاجون إليهم لتقديم تحديثات الحالة أو ارتداد الأفكار الجديدة عن أي مشروع معين. إذا لم يكن العمل الجماعي منطقيًا لما تفعله ، فخصص دقيقة للتفكير فيما يحتاجه عملاؤك للعمل بفعالية وكيف يمكنك الشراكة معهم للمساعدة في توفير هذه الموارد.

من جانب الموظف ، يعد Slack أداة اتصال داخلية رائعة. لدينا قنوات معدة للعملاء الفرديين وأخبار عامة ويمكن للموظفين إجراء محادثات فردية مع موظفين آخرين عند الحاجة. تسهل ميزات المراسلة والهاتف والفيديو الاتصال بأعضاء الفريق والتعاون في المشاريع الجديدة والمستمرة.

أثناء العمل مع الفرق البعيدة ، قم بالقيادة بالتعاطف والإنسانية

بينما تخبرك غرائزك المهنية أن تستمر في التركيز على المحصلة النهائية ، لا تنس أن تأخذ وقتًا في الاعتراف بعدم اليقين. عملاؤك بشر وموظفوك بشر (نفترض؟) وهذا الوباء تسبب لهم في نفس النوع من حرائق القمامة التي تتعرض لها كل يوم.

الحقيقة هي أن عملائك وموظفيك قد انقلبت حياتهم أيضًا بسبب فيروس كورونا وهم الآن يتنقلون في نفس الحالة المضطربة بحدود شخصية / مهنية ضبابية ومشاعر عدم اليقين المحيطة بوظائفهم ومستقبلهم ، وما إلى ذلك. أي شيء يمكنك القيام به لتقليل هذا الأمر يساعد.

نصيحة رقم 4: استضف ساعات سعيدة افتراضية

تخلص من الضغط واطلب من العملاء تناول مشروب افتراضي. على الرغم من أن هذا ليس حلاً دائمًا ، إلا أنه سيساعدك على البقاء على اتصال مع العملاء الحاليين ويمنحك لحظة لمناقشة ما يواجهونه وكيف يمكنك المساعدة.

يمكنك حتى تشجيع موظفيك على قضاء ساعة سعيدة. اطلب من الجميع الانضمام إلى مكالمة Zoom ولعب لعبة المعلومات التافهة على وصفة مشروب مشترك.

نصيحة رقم 5: ابدأ قناة “مبرد المياه”

لنكن صادقين للحظة. Slack هي أداة اتصال داخلية رائعة ولكننا لا نعرف مستخدم Slack واحدًا ليس أيضًا عضوًا في بعض قنوات الشركة الممتعة مثل ‘floof’ أو ‘giggle garage’ أو ‘inspiration roundup’. إنه جزء مما يجعل Slack رائعًا. إنها أداة احترافية وإجازة شخصية من يوم العمل عندما تحتاجها.

ضع في اعتبارك بدء قناة غير متعلقة بالعمل يمكن للموظفين العودة إليها عندما يحتاجون إلى استراحة سريعة. لمجرد أننا بعيدون عن “مبرد المياه” الذي يضرب به المثل لا يعني أن الدردشة قد ماتت. اعطها مكانا للذهاب. امنح موظفيك مكانًا يسألون فيه كيف تسير أيام الآخرين ، أو احصل على بعض الإلهام ، أو اطّلع على الأخبار ذات الصلة أو الحقائق الممتعة ، أو اطرح فقط أسئلة عامة. إبقاء الدردشة شيت حية. خارج التعاون في العمل الرائع معًا ، هذا هو ما يساعد فريقك على الترابط.

نصيحة رقم 6: الاستفادة من القيم المضافة الصغيرة

من منا لا يحب الأشياء المجانية؟ هناك طريقة رائعة لإبقاء العملاء مهتمين ومشاركين مع شركتك وهي تزويدهم بهدايا صغيرة تقديرية. ضع في اعتبارك إرسال بعض الإضافات ذات القيمة الإضافية مثل رموز الخصم أو العينات المجانية أو غنيمة الشركة.

الشيء نفسه ينطبق على الموظفين. إنهم يحبون الأشياء المجانية أيضًا عندما تسمح الميزانية بذلك.?

هل تبحث عن طرق إبداعية جديدة للوصول إلى جمهورك؟ ضع في اعتبارك حدثًا افتراضيًا أو بثًا مباشرًا. سنكون سعداء للمساعدة.